Per moltissime realtà aziendali, gestire al meglio gli appuntamenti è cruciale. Avere la giornata, la settimana, il mese pieno di appuntamenti è l’obiettivo di tutti i professionisti, ma non basta. Spesso gli appuntamenti possono sfuggire di mente o essere dimenticati dai clienti. Diventa quindi fondamentale avere la disponibilità di un canale di promemoria appuntamenti efficace ed efficiente, in modo da aiutare i clienti a ricordare l’impegno ed eventualmente a gestire necessità di spostamenti.
Utilizzare gli SMS come promemoria appuntamenti è sicuramente una delle soluzioni migliori, sotto tanti punti di vista. Vediamo insieme perché, partendo dai risultati di una ricerca che Skebby ha condotto in collaborazione con Pollfish, intervistando 500 consumatori italiani.
Gli SMS come promemoria appuntamenti: un canale molto apprezzato dai clienti
Alla domanda “su quale canale vorresti ricevere o ricevi già promemoria degli appuntamenti?“, il 75% degli italiani ha risposto gli SMS. Anche se non si tratta della percentuale più alta in assoluto, è comunque un dato molto significativo sull’apprezzamento degli SMS da parte dei clienti per ricevere promemoria o notifiche da parte di aziende e professionisti.
Dei quattro canali, la posta cartacea è sicuramente quella meno gradita o utilizzata, con solo il 42% delle persone che ne danno un giudizio positivo: si tratta comunque di casi limitati e per lo più legati a obblighi normativi (per es. riunioni di condominio). Pur essendo il mezzo più utilizzato per i promemoria degli appuntamenti (84%), l’email presenta alcuni svantaggi importanti: la comunicazione non è immediata e rischia di perdersi in mezzo a tutte le altre email ricevute, o persino di finire nello spam. C’è anche il rischio che l’indirizzo email indicato dal cliente non sia stato registrato correttamente: in questo caso il promemoria non arriverebbe mai. Il canale WhatsApp ha una percentuale di gradimento sostanzialmente uguale a quella degli SMS, ma a meno di dotarsi di sistemi automatici di comunicazione (attraverso provider in grado di offrire il servizio WhatsApp Business Platform), per un’azienda medio-piccola, un negozio o uno studio professionale l’utilizzo come promemoria diventa complicato e poco efficiente.
Utilizzare gli SMS come promemoria può rappresentare invece la soluzione più efficace ed efficiente per ottimizzare il flusso di lavoro della tua realtà aziendale e fornire un servizio migliore ai tuoi clienti.
I vantaggi degli SMS come promemoria appuntamenti
Con un tasso di apertura del 98% e un tempo medio di risposta di 90 secondi, gli SMS sono un mezzo di comunicazione potente e immediato. Il servizio SMS è il servizio di messaggistica nativo su tutti i cellulari, ed è alla portata di tutti, anche offline (diversamente da WhatsApp, che trattandosi – come dice il nome – di una applicazione, va scaricata e funziona solo se si è connessi a internet). Quella degli SMS è una tecnologia davvero senza barriere e accessibile a tutti (senza differenze di età).
Ecco una serie di vantaggi nell’utilizzo del canale SMS per inviare promemoria ai clienti.
1. Riduzione delle assenze e dei ritardi agli appuntamenti
Molti professionisti e aziende devono affrontare il problema delle assenze o dei ritardi degli appuntamenti. Questi incidenti possono comportare sprechi di tempo, risorse e opportunità mancate. L’invio di promemoria degli appuntamenti tramite SMS, anche in più fasi (1 settimana prima, 1 giorno prima, 4 ore prima, ecc.) è un modo semplice ed efficace per ridurre le assenze e i ritardi, consentendo ai clienti di essere puntuali e ben preparati.
2. Maggiore efficienza operativa
L’invio di promemoria degli appuntamenti tramite SMS consente anche di migliorare l’efficienza operativa. Con un sistema automatizzato, collegato al tuo software gestionale via API, non è necessario impegnare risorse umane preziose per effettuare telefonate o inviare e-mail di promemoria. Basta pianificare il messaggio in anticipo e il sistema si occuperà del resto, risparmiando tempo e risorse.
3. Maggiori opportunità di riprogrammazione
A volte gli appuntamenti devono essere rimandati o modificati. Grazie al servizio di ricezione SMS i clienti possono rispondere immediatamente indicando se desiderano confermare, cancellare o modificare l’appuntamento. Questo offre una maggiore flessibilità e opportunità di riprogrammazione, semplificando il processo di gestione degli appuntamenti per entrambe le parti coinvolte.
4. Migliore soddisfazione del cliente
La puntualità e la professionalità sono importanti per mantenere i clienti soddisfatti. Gli SMS di promemoria degli appuntamenti dimostrano l’impegno dell’azienda per la precisione e la cura del cliente. L’invio di un promemoria in anticipo mostra che l’azienda è organizzata, attenta ai dettagli e si preoccupa dell’esperienza del cliente.
5. Ricchezza di informazioni
Gli SMS consentono di comunicare informazioni personalizzate e esaustive. Il limite tecnico dei 160 caratteri è facilmente superato e risolto inserendo un link a una landing page, che potrebbe contenere maggiori informazioni come indicazioni per raggiungere la struttura o ulteriori dati preliminari (per es. l’elenco dei documenti da portare all’appuntamento)
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